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詩と創作・思索のひろば

ドキドキギュンギュンダイアリーです!!!

2015年のタスク管理

今年に入ってからタスク整理のしかたを考えなおして、とりあえず数ヶ月続けてみた結果、現時点で維持はできていて悪くはないと思ってるやり方をまとめておきます。

大方針: 「やりたいこと」と「やらなければいけないこと」を分ける

これまでは Remember The Milk なり Google Tasks なりに一元管理して、日々生じる外発的なタスク(あの人に声かけて、とか、文書を準備して、とか)と突然思いつく内発的なアイデア(こんなウェブサービス、ツールを作る、○○について調べる)を一カ所に投げ込んでいたのがよくなくて、もちろんツールの機能で分けることはしていたとはいえ、今ひとつ整理された見た目にならなくてだんだん足が遠のいてしまっていた問題があった。というかそもそも整理したくないというのもある。そこで今年はこれらのタスクやアイデアを二つの場所に分けて管理してみることにした。

  • やらなければならないこと、特に締切のあるものは Todoist
  • やりたいこと、やらなくてもいいこと、いつやってもいいことは Trello

という風に分けた。これで基本的には日中は Todoist を見ていて、やる気をだしたいときには Trello を見るという運用になった。

Todoist

ここはやらなければならないタスクを放りこむところ。Todoist はいわゆる TODO 管理サービスで、他の競合と較べたときの長所があるかどうかは知らないのだけれど、なかなか使い心地がよくて、今年のはじめから使い続けている。とうぜんスマートフォンアプリはあるのだけど、OSX アプリがある(Chrome アプリもある)のがよくて、ホットキーから即座にタスクを追加できるのが便利だった。

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「締切」のところに「tom」と入力して明日、「mon」と入力して来週月曜日、というのをよく使ってる。また、「プロジェクト」というタスクを分類する機能があるけど、これ系は使いこなせないことがわかっているので、締切オンリーで運用している。また基本的に期限なしのタスクは入れない。

Trello

ここはやりたいことを溜めておくところ。Trello はカンバン式のタスク管理サービス。正直そんなに使いやすいとは思ってないのだけど、タスクの進行状況を一覧できて他サービスとの連携ができるサービスを他に知らないので、前からなんとなく使っていたこれをきちんと使ってみることにしてる。ボードは以下のように分けている。

  • Ideas … なんでもいいので思いついたことが入るところ。ウェブサービスやツールのアイデア、調べ物、おもしろツイートなど。
  • WIP … 着手しはじめた=プロジェクトのディレクトリを作った。
  • To Publish … だいたいできたのでブログに書く。
  • Done … ひと通りおわった。

この運用は去年からしていて、その成果が 【想定はてブ数つき】2014 年のボツネタを一挙公開!!! - 詩と創作・思索のひろば です。

メールは最高

一般的に敵視されがちな感じのあるメールだけど、自分の場合仕事のやりとりに使うわけではなくて、メールは通知の受信用なので、非常に便利だと思うようになった。

Inbox Zero

「Inbox Zero」のオリジナルがどこか知らないのでリンクできないし考え方も本当は知らないのだけど、この名前にしたがって、今年のはじめに受信箱のメールを全部アーカイブした。Gmail は検索でなんでもカバーできるのでそんなに心理的な負担もなく、スッキリしました。また、メールを既読にする際は何かしらのアクションを取る、というルールを設けた。たいてい何か返事をするとか、何もしなくてよいことを確認する、といった風になるけれど、ときどき少し重めであとで確認することにしたい、というものがある。そういう時に、スヌーズ機能のあるメーラが便利。

Mailbox

最近メーラーには Mailbox を使ってる。これが便利なのはメールをアーカイブするだけでなく、「スヌーズ」できる点で、受信箱からとりあえず消し去るけどまたあとで参照したい、というメールを「明日」とか「来週」まで受信箱から外しておくことができる。これで、だいたい一日の終わりには受信箱が空になっている状態にできている。空になるとご褒美画像が見られます。

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正直別に使いやすいと思ってはいなくて、Inbox by Gmail でも同じようなことができるし見た目も好きなんだけれど、OSX アプリがあるのが大きく、こちらを使っている。

タスクの追加

上に挙げたようにタスクを置く場所が 2 箇所になったのだけど、スマートフォンから追加するときには、素早く行えるよう IFTTT の Do Note を使っている。

使っているレシピは以下の 2 つ。

タスクを一覧する

前述のように Todoist/Trello とタスクを分けたのだけど、これら以外にも使っているサービスはあるので何かしら集約の手立てを考える必要がある。

Sunrise

Sunrise はカレンダーサービスで、いろいろなサービスと連携できる。これも OSX アプリがある(Chrome アプリもある)。Google カレンダーが表示できるのに加え、Todoist のタスクもカレンダーに表示できるので今日やること、今週やることなんて単位で把握するのに便利。使い出してすぐに Microsoft に買収された

Taco

Taco は TODO 集約サービス。Todoist、Trello だけにとどまらず多くのサービスのタスクを Taco 上で並べることができる(下も参照)。Taco 上で✓すると対応サービスでも完了状態にできるのが便利。このビューでも優先順位付けというかソートができるのだけど、二重管理になるのであまりやっていない。Chrome の新しいタブを Taco にするっていう拡張があって、自然と TODO を目にすることになるのがよい。といいつつ最近は目が滑ってあんまり見てない。

その他の場所で管理されているタスク

Pocket

Pocket はあとで読むサービス。Android のインテントひとつで URL をメモっておくことができるのが便利。これも一種の TODO であるので Taco に表示しておきたいと思ったのだけど未対応だったので、秘密の URL で Pocket の未読を RSS 化できるサービスを作った(Taco はフィードには対応している)。

GitHub Issues

もうひとつ舞い込んでくるタスクは自分の GitHub プロジェクトへのプルリクエストやイシュー。これは把握しているつもりでも見落としてしまっていた問題があったのだけれど、Taco は自分にアサインされたイシューをひとつのタスクとして表示できるので、「GitHub の通知メールをアーカイブする際にはそのプルリクエストやイシューを自分にアサインする」というルールを自分に課すことで、ひとまずその案件については忘れることができた。何かやることを探すモードになったら Taco なり GitHub なりを見ればそのイシューに辿り着けるってわけだ。

以上

とくに

  • タスクのある場所を 2 つ用意する
  • Inbox Zero を目指す
    • スヌーズできるメーラを使う

というのを試してみて、結構気に入ってる。

まだまだ完全に満足はしていなくて、

  • Trello 的な使い方ができてもっとよいもの
  • Evernote のうまい使い方(連携サービスが多いのでうまく使えると楽しそう)

などなど、よりよい知見をお持ちの方は教えてください。

完訳 7つの習慣 人格主義の回復

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